«TCI nos ha absuelto consultas relevantes a procesos y temas tributarios que impactan a la guía electrónica. El trato muy personalizado es otra de las cosas que apreciamos de TCI…»

Antes de digitalizar el proceso de guías de remisión, los procesos eran más tediosos, lentos y caros, cada proceso de impresión duraba tres minutos aproximadamente y para el proceso necesitábamos tres copias a color autocopiativo. Además, había más costos de suministros de impresión, contratos con impresoras matriciales y costos de horas de almaceneros. El realizar guías de remisión impresas nos tomaba más tiempo y estábamos muy propensos a cometer errores debido a la manipulación de los documentos.

El proyecto de guía electrónica para nosotros fue bastante complejo porque vendemos en el mercado local y para exportación, vendemos distintas líneas de productos, despachamos hilados, telas, confecciones que no son los productos terminados. Tenemos venta retail por lo que también hacemos despachos entre tiendas y despachos con proveedores. Además, hacemos un sin número de despachos de venta de maquinarias, venta de sus productos, etc. Todo esto se ha podido implementar de manera exitosa en la empresa: toda la gama de casuística que tiene Creditex y Texgroup.

En nuestro caso, nosotros tenemos un ERP desde donde se emitían las guías en papel preimpreso continuo autocopiativo. Tenemos varios almacenes y locales a nivel nacional, donde despachamos telas y se devuelven telas. Para los casos de exportación se genera una guía solo como sustento del transporte al almacén de aduana.

En el caso de la venta local es importante la emisión de la guía porque es el documento base para que el cliente pague. Con la conformidad del cliente de la recepción de la mercadería, que actualmente se hace sellando la guía, este paga la factura.

Entonces el almacén es un lado y por el otro lado esta finanzas o ventas, por lo cual al ser electrónico igual estamos en la pelea justo ahí para regularizar esto.

La APP que TCI está desarrollando, escuchando nuestras necesidades y recomendaciones, y con la colaboración activa de varios clientes, ayudará a que esta conformidad de recepción sea electrónica. Sabemos que es así como funcionará en un futuro muy cercano. Sin embargo, aún ahora se agiliza el proceso ya que le llega una copia, lo cual ayuda al comprador a prepararse para la recepción de la mercadería.

La guía electrónica que reciben por correo garantiza que está en el portal de Sunat, lo cual le da mayor validez legal que cualquier otro documento que reciban. Hicimos una campaña de comunicación informándoles:

“Señores, así como para la factura electrónica la representación impresa no tiene una validez y si no que el comprobante electrónico es el XML, igual es en el caso de la guía electrónica”.

Lo que buscamos en Creditex es tener todos los documentos que sustentan una transacción digitalizados y accesibles a todos los involucrados, tanto a nivel interno llámase contabilidad, etc., auditores o eventualmente SUNAT que nos fiscaliza.

En el caso de nuestro transporte tercerizado tenemos que enviar una copia impresa porque es lo que requiere para la entrega y le sirve al transportista como sustento para cobrar su servicio al grupo Creditex. Él es el encargado de regresar el formato con la recepción, pero todo ese circuito transportista, en este caso emisor adquiriente, se va a transformar electrónico en un futuro muy cercano y no necesitaremos papeles. De esta forma se enviará electrónico al transportista y este lo recepciona en el celular para dar su conformidad, haciendo el proceso de pago más rápido.

El prototipo de esa APP que están desarrollando y que hemos visto me parece fabuloso. Es el futuro y así como TCI es visionario y se proyecta, seremos los primeros en adoptarlo.

Manejamos guías por tramos, emitíamos una guía con dos tramos en su mayoría, y nos ha ayudado tremendamente porque todos los documentos están relacionados directamente. Otra gran ventaja es que no exista un límite de líneas en las guías. Ahora emitimos menos documentos y la trazabilidad ha mejorado, lo que nos permite realizar un mejor control de la mercadería y el stock.

Por otro lado, la parte física de almacenamiento para archivar documentos ahora prácticamente es mínima dado el poco volumen de documentos impresos que gestionamos

Nosotros pasamos por auditorías externas: auditorias ISO, BASC, RAP. Todas esas auditorias ahora se están haciendo virtuales, hace poco hemos pasado varias y en realidad al tener los documentos digitalizados no se presentaron mayores problemas.

Nos olvidamos de primero ubicar el documento físico, donde estuviera el file, buscar el documento, escanearlo y enviarlo por email. Ahora estos archivos están a nuestro alcance desde nuestros sistemas, pero también desde el e-portal que nos brinda TCI en la nube.

Es imposible que se pierda o falsifique una guía electrónica en el sistema. Cuando eran físicas, podían traspapelarse en el escritorio de algún encargado de la firma.

Las guías electrónicas emitidas con la conformidad también son un sustento de la salida de la mercadería, tanto para Creditex como para Sunat.

Es una oportunidad para justamente lograr estas eficiencias, la ventaja que tuvimos fue que al momento de presentar este proyecto a la gerencia le hicimos notar cuales eran todos los beneficios y entonces a pesar de que no estamos obligados a implementar la guía electrónica aceptó por los mayores beneficios que se lograrían.

La experiencia del proceso de implementación con el equipo de TCI, ha sido muy buena, a pesar de que iniciamos el proyecto poco antes de que empiece la pandemia. La consultoría que nos da TCI y la validación de los casos luego de las pruebas es lo que necesitamos, creo que ha sido muy buena la experiencia de asesorarnos sobre la casuística que debemos probar indicándonos lo que tenemos que corregir de manera muy concreta, eso ha permitido que avancemos rápidamente.

Posterior a la implementación, nos han absuelto consultas relevantes a procesos y temas tributarios que impactan a la guía electrónica. El trato muy personalizado es otra de las cosas que apreciamos de TCI inclusive pudiendo contactar fácil y directamente, con el gerente de TI, gerente comercial y/o gerente general.

Nos sentimos acompañados, y consideramos que la metodología que utiliza TCI está muy bien estructurada y nos ha dado buenos resultados, por ese lado ya es una experiencia exitosa.