«Antes de usar el servicio de Guías de Remisión Electrónicas de TCI, los procesos eran demasiados lentos y tediosos…»

Empezando por las impresiones en matriciales, cada impresión de una guía en ese formato tomaba entre 15 a 20 segundos, además, nuestro personal perdía mucho tiempo supervisando que las impresiones estén correctas.

En relación con nuestros proveedores de despacho, antes teníamos un formato con una cantidad limitada de posiciones en la guía física. Por ello, teníamos varias guías para una factura, que dependía del pedido del cliente. En ese aspecto, cada transportista tenía que realizar una guía de forma manual y consignar cada uno de esos números de documentos. Cada guía transportista les tomaba media hora.

Además, en nuestro almacén, tenemos un espacio reducido en patio de maniobras y al implementar las guías electrónicas, redujimos tiempo a todo el proceso de picking, carga ya que era de manejo documentario. Mientras que el transportista revisaba las guías, realizaba la guía de remisión transportista para que pueda salir, en total tardaba media hora una vez cargada la mercadería antes de salir a despacho. Esto era tiempo muerto y eso lo estamos valorando mucho ahora.

En ese sentido, comenzamos a evaluar factores y costos, teniendo en cuenta que se averió una importante impresora matricial, y este nuevo equipo de impresora era mucho más costoso que implementar la guía electrónica. Con esa evaluación los dos gerentes nos autorizaron implementar este nuevo servicio, ya que, el gasto era más que la mitad y sin considerar mantenimientos, reparaciones anuales y suministros.

Por nuestro lado, tuvimos que transmitirles estos beneficios a los transportistas para que puedan comunicárselos a nuestros clientes de forma oportuna.

Actualmente ya con el servicio de guías de remisión electrónica de TCI, emitimos 2 copias con representación impresa electrónica, antes necesitábamos 4 copias como mínimo. Nosotros hacemos cualquier modificación de la guía de remisión electrónica antes que salga el despacho, ya el transporte lleva la guía con anticipación. A todos nuestros clientes les llega la guía de remisión electrónica por correo y es señal de que la mercadería está en camino.

Sin embargo, para el despacho entre plantas, cuando emitimos transferencias inter-plantas, ellos emiten el documento, nosotros ya sabemos que el camión está en camino porque podemos visualizarlo en el sistema. Nuestra idea es que, más adelante nuestros clientes también puedan llegar a ese nivel.

Además, si bien, ahora el proceso de guías de remisión electrónica es digital, todavía hay un 5% aprox que realizamos de manera manual.

La experiencia del proceso de implementación de guías electrónicas con el equipo de TCI, ha sido muy importante, ya conocíamos su manera de trabajar, sus procedimientos y eso nos ayudó a estar más preparados para esta implementación. TCI se compromete en cumplir con el plan pactado y lo logra, esto nos permite que la implementación no tenga ninguna extensión y ningún gasto extra.

Finalmente, puedo destacar la rapidez en el desarrollo de todo este proyecto, desde la implementación hasta la salida en vivo a pesar de haberlo hecho en esta pandemia. Esto dice mucho del equipo de TCI y su capacidad de acompañar a nuestro equipo, que también estuvo muy comprometido. Ha sido un buen trabajo en equipo durante los primeros meses de la pandemia, que nos permitió salir con guía electrónica cuando tocó reactivarnos. Apreciamos mucho que de ambas partes hayamos puesto el esfuerzo necesario para evitar marchas atrás o paralizaciones de nuestras operaciones por problemas en esta implementación. Eso fue un logro que vale la pena resaltar.