Las guías de remisión electrónica son documentos digitales que permiten una gestión más eficiente de la transferencia de bienes entre empresas. A través de estas guías, se puede registrar la información de los productos enviados, el origen y destino de los mismos, así como los datos de los transportistas y receptores. Esto optimiza los procesos logísticos y administrativos, reduciendo costos y tiempos de entrega, y mejorando la productividad. Pero, ¿cómo emitir guías de remisión electrónica?Lo primero y más importante, es conocer que de acuerdo a la resolución N°000123-2022 emitida por la Superintendencia Nacional de Administración Tributaria (SUNAT), es obligatorio emitir guías de remisión de forma electrónica. La implementación de esta norma ha sido paulatina desde inicios de 2023. Puedes conocer los detalles sobre cuáles contribuyentes ya están obligados y próximas fechas en el siguiente artículo:
Norma que modifica la guía de remisión electrónica y establece obligatoriedad en su uso.
Emitir guías de remisión electrónica
La resolución N°000123-2022/SUNAT exige emitir guías de remisión de forma electrónica a partir del 1 de enero de 2023, para aquellas empresas que iniciaron operaciones desde ese día; así como también los contribuyentes que trasladen arroz, azúcar y/o alcohol etílico; bienes por importaciones; y cemento desde o hacia zonas geográficas que se encuentran bajo el Régimen Especial para el control de Bienes Fiscalizados.Por otro lado, los Principales Contribuyentes Nacionales (PRICOS) también deben adherirse a la norma desde el 1 de julio de 2023.Además de constituir los requisitos y condiciones para emitir la guía de remisión electrónica remitente y transportista, también se establece la regulación de la
guía de remisión por evento. La
guía de remisión por evento se crea solo en 3 supuestas situaciones:
- De existir un impedimento para entregar los bienes a otro punto de llegada.
- De existir la obligación de hacer un transbordo de los bienes hacia otro transporte para entregarlo en el punto acordado por el adquirente.
- De existir una imposibilidad de llegar al punto de entrega acordado.
¿Se pueden emitir guías de remisión físicas?
Aunque es un requisito fundamental emitir guías de remisión electrónicas, la SUNAT contempla casos especiales en los que se pueden emitir guías impresas, llamadas
guías de remisión de contingencia:
- De existir conexión a internet baja o nula en el establecimiento o domicilio fiscal desde donde se debe generar la guía.
- De existir causas no imputables al emisor electrónico.
¿Cómo saber si puedo emitir guías de remisión electrónica?
Si eres un sujeto admisible para los dos tipos de guías de remisión electrónica que emite la SUNAT:
- Guías de Remisión Electrónica - Remitente: Es la guía que debe ser creada por el propietario del bien que se desea transportar, es decir, el remitente. Este formato digital es hecho al inicio del traslado.
- Guías de Remisión Electrónica - Transportista: Es la guía necesaria cuando el traslado del bien es hecho a través de transporte público. Este trámite lo realiza el transportista para cada uno de los remitentes.
¿Cómo emitir guías de remisión electrónica?
Desde el 1 de diciembre de 2022, para emitir guías de remisión electrónica se pueden usar los siguientes medios:
- Sistema de Emisión del Contribuyente
- Sistema de Emisión SOL
- App Emprender
Sistema de Emisión del Contribuyente
El método más recomendado para empresas que emiten grandes volúmenes de guías de remisión, es contar con un sistema como
e-Facturación. El procedimiento es muy sencillo y reduce el riesgo de retrasos por fallas del sistema.Algunas características importantes son:
- La emisión se realiza desde el sistema del contribuyente, sin ingresar al portal web de la SUNAT. Esto automatiza el proceso y significa un importante ahorro de tiempo.
- La verificación de autenticidad del archivo digital enviado, desde los sistemas del contribuyente, a la Sunat es a través del portal web.
- La guía de remisión electrónica (GRE) no se puede emitir a través del SEE - OSE.
¿Cómo emitir guías de remisión electrónica transportista desde e-Facturación?- El transportista debe emitir su guía de remisión electrónica, para generar un CPE a través de web service o archivos planos.
- El e-gestor genera el XML y se firma electrónicamente.
- Posteriormente, se descarga el comprobante en PDF.
La SUNAT hace una validación de la información y datos enviados, y envía una constancia de recepción, la cual podrá tener alguno de los siguientes estados:
- Aceptada: Si la guía de remisión electrónica cumple con las validaciones, el comprobante tiene validez tributaria.
- Aceptada con observación: Si la GRE cumple con las validaciones, ya tiene validez tributaria, pero hay datos que están bajo revisión de una intervención administrativa.
- Rechazada: Si no cumple con las validaciones, la GRE no tiene validez tributaria. De esta manera, el emisor tiene que corregir la información por la cual fue rechazada.
Sistema de Emisión SOL
Este es el sistema para la emisión de guías de remisión electrónica que se encuentra en el Portal de SUNAT - Operaciones en línea - SOL. Allí mismo se encuentra otro de los sistemas, la
App Emprender, que es una aplicación para dispositivos móviles para emitir los comprobantes de pago de manera electrónica.Algunas consideraciones:
- La emisión es gratis
- Es indispensable contar con la clave SOL
- Los documentos que se emitan desde aquí cumplen con el Reglamento de comprobantes de pago
- La SUNAT es garante de la autenticidad del documento emitido desde el portal, ya que cuenta con medidas de seguridad, y el código alfanumérico es correlativo de pago.
Pasos para la emisión desde el portal de SUNAT- Entrar al portal de la Sunat: www.sunat.gob.pe/.
- Elegir el campo “Trámites y Consultas”.
- Registrarse en Sunat - Operaciones en Línea con su Clave SOL.
- Buscar Guía de Remisión Electrónica/Emisión de GRE.
- Seleccionar los campos que se requieran e introducir la información necesaria.
- Al final se puede observar una previsualización de la guía.
Pasos para la emisión desde la App Emprender- Entrar a la Play Store o App Store desde tu smartphone.
- Buscar la aplicación con el nombre “Emprender SUNAT”.
- Completar la información que te solicita de las credenciales.
- Desde la app es posible emitir las Guías de Remisión Electrónica (Remitente o Transportista) en tiempo real y de manera sencilla.
¿Qué empresas están obligadas a emitir guías de remisión electrónica?
Los sujetos o empresas que están obligados a emitir guía de remisión electrónica son los siguientes:
- Las nuevas empresas que comenzaron sus operaciones desde el 1/1/2023
- Los Pricos (principales contribuyentes)
- Contribuyentes que trasladen arroz, azúcar y/o alcohol etílico, cuyo traslado esté sujeto a detracción o al IVAP.
- Contribuyentes que trasladen bienes por importaciones realizadas.
- Contribuyentes que trasladen cemento desde o hacia zonas geográficas que se encuentran bajo el Régimen Especial para el control de Bienes Fiscalizados o para el traslado de cemento dentro de dichas zonas.
¿Cómo anular una guía de remisión electrónica?
Los pasos para anular una guía de remisión electrónica son sencillos:
- Entrar al portal de la SUNAT.
- Seleccionar la sección “Empresas”.
- Entrar a “Guías de Remisión Electrónica” - “Guía de Remisión Electrónica”.
- Aquí hay que seleccionar “Baja de GRE” - “Baja de GRE”.
- Seguido aparecerá un formulario “Datos de la Guía de Remisión Electrónica” para anular la guía deseada.
- Después de completar con la información necesaria, se da clic en el botón de “Siguiente”.
- Finalmente, aparecerá la guía que ha sido anulada, la cual puede ser descargada en formato PDF.
Si tienes más preguntas sobre la emisión de guías de remisión electrónica, te recomendamos leer las
consultas más frecuentes de nuestros clientes.¿Tu empresa aún no cuenta con un sistema de emisión de guías de remisión electrónica o el que tienes no está actualizado? No te preocupes, TCI tiene la solución para ti. Como especialistas en soluciones tributarias, podemos ayudarte a estar al día con la obligatoriedad de la SUNAT.
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