Durante nuestro evento, Renzo Alcántara, gerente general de TCI – Transporte Confidencial de Información y Gisella Cuentas, consultora tributaria con 24 años de experiencia trabajando en Sunat y quien tuvo a su cargo el proyecto de facturación electrónica nos acompañaron durante la ronda de preguntas para responder las consultas del público.
1.- Dirigida a: Renzo Alcántara
Pregunta: ¿Cuánto tiempo promedio se demoran en implementar el sistema de facturación en una empresa que tiene 20 tiendas a nivel nacional y emite 85 mil comprobantes al mes?
Respuesta: Como proveedor de servicios electrónicos (PSE), esta implementación para facturar electrónicamente puede tomar de un mes y medio a dos meses ya que nosotros tenemos todo el sistema desarrollado. Este proceso es como tener bloques de legos, los cuales se van armando de acuerdo a las especificaciones y casuísticas de negocio de los clientes. Por lo que, la implementación es un esfuerzo sobre todo del cliente y nosotros los acompañamos durante todo el proyecto y los guiamos para que ellos tengan la certeza en la calidad de las pruebas de implementación. Y como operador de servicios electrónicos (OSE), esta migración es mucho más rápida porque los emisores generan su comprobante de pago electrónico y solo se debe conectar con nuestro sistema de validación, lo cual puede durar entre una semana o dos, dependiendo de la complejidad del sistema o los casos del negocio. De forma excepcional, puede durar más dos semanas por dificultades del lenguaje de programación, pero nosotros siempre tenemos el compromiso de ayudarlos hasta el final del proceso. Por esta razón, hasta les colocamos un analista funcional para que los ayude a solucionar cualquier problema que se presente.
2.- Dirigida a: Renzo Alcántara
Pregunta: ¿El OSE es responsable de los envíos correctos a Sunat? ¿Cualquier infracción es asumido por ellos?
Respuesta: Así es, nosotros tenemos la responsabilidad de enviarlo los comprobantes a Sunat en máximo una hora y si no lo hacemos nos pueden aplicar una sanción. De hecho, existe un proyecto de norma que seguramente se publicará en los próximos meses donde se indicarán y especificarán las sanciones del rol de OSE al no pasar la información a Sunat en el tiempo indicado. Esto en la industria está causando muchos problemas en algunos operadores y, por lo cual, yo considero muy importante que ustedes le pregunten a sus posibles operadores cómo controlan este pase sin causar ninguna dificultad para que su receptor pueda hacer las consultas en el portal de Sunat a tiempo.
3.- Dirigida a: Gissela (Cuentas)
Pregunta: ¿Cómo regula Sunat a las OSE? ¿Cuánto tiempo demora la autorización y cómo hacen para su renovación? ¿Hay alguna regulación sobre los precios que las OSE definen para sus clientes?
Respuesta: En cuanto a la parte normativa, la Resolución de Superintendencia N° 117-2017 es la norma marco que regula todo el actuar de las OSEs, requisitos, obligaciones, etc. En el camino se publicaron otras normas donde se establecieron las sanciones y ampliaciones. Asimismo, es importante recalcar que, el proceso de homologación para convertirte en un operador es más difícil y riguroso que para ser un PSE ya que toma meses de pruebas y validaciones porque la Superintendencia está tercerizando este proceso de validación con ellos. Esto puede ser validado por TCI que fue la primera empresa peruana autorizada como operador de servicios electrónicos. Debemos tener claro que la Sunat regula la autorización del funcionamiento de las OSE y las validaciones de los comprobantes ya que la Superintendencia vuelve a validar nuevamente cada comprobante que recibe y lo compara con lo enviado por cada operador y si encuentra algún error sanciona al OSE; y por cada equivocación dentro del comprobante, el OSE recibirá una multa. En conclusión, el procedimiento de validación que tiene la Sunat con el OSE es muy riguroso, pero no tiene la facultad de regular los precios porque esto un tema de libre mercado y que escapa al ámbito tributario igual que con los PSE.
4.- Dirigida a: Gissela (Cuentas)
Pregunta: ¿Por qué los contribuyentes están siendo obligados a contratar un OSE si Sunat venía realizando la validación de forma gratuita y tiene un presupuesto por parte del Estado?
Respuesta: OSE nació con la necesidad de masificar la facturación electrónica en un corto plazo. Al día de hoy, hay más de un millón y medio de contribuyentes, lo cual equivale a miles de millones de comprobantes electrónicos que circulan en el mercado local. Por lo que, en su momento, la alta dirección de Sunat vio la necesidad de tercerizar el servicio de autorización de comprobantes electrónicos. Actualmente, se ha obligado solo al grupo de empresas que mueve el mayor nivel de comprobantes electrónicos en el mercado. No sabemos hasta el momento si este rango se irá ampliando.
Por otro lado, al margen que sea obligatorio o no, esta es una alternativa que tiene el contribuyente de obtener una respuesta más rápida de su comprobante ya que al OSE se le exige un 99.95% en cuanto al nivel de servicios, pero lamentablemente Sunat no necesariamente puede asegurar ese mismo nivel porque tampoco no hay ninguna norma que lo obligue. Por ejemplo, actualmente pueden existir caídas en la web de Sunat y debemos esperar que se restablezca el sistema. En cambio, al contratar un OSE, ustedes tienen la facultad de presionar a un tercero que mínimo les debe brindar ese nivel servicio. Son opciones y decisiones que tomó la Sunat para avanzar en el camino de la masificación.
5.- Dirigida a: Gissela (Cuentas)
Pregunta: ¿Hay una base legal para guardar los documentos electrónicos? ¿Es necesario tener un backup para guardar la información?
Respuesta: La norma actual sí exige la obligatoriedad de conservar el comprobante electrónico y es una norma que tiene rango de ley. Sin embargo, hay una excepción si el contribuyente se va por el modelo OSE, en ese caso, la Sunat sustituye la labor de conservación del comprobante, pero ustedes lo pueden hacer si lo consideran necesario. En cambio, si estás en modo PSE o facturación directa y aunque la Sunat tenga el comprobante, igual, tienes la obligación de la conservación.
6.- Dirigida a: Renzo Alcántara
Pregunta: ¿Cómo se protege la confidencialidad de los datos que enviamos a OSE?
Respuesta: Nosotros protegemos los datos a través de los procedimientos que hemos desarrollado gracias a la certificación de seguridad de la información ISO 27001 que tenemos desde el año pasado. Sin embargo, la seguridad es un tema de personas ya que más allá de la inversión en tecnología o los parámetros estrictos que tengamos para proteger el activo que es la información, nosotros nos preocupamos por generar una cultura en la organización de confidencialidad y seguridad porque más allá de cumplir procesos, queremos sentir que la protección de la información es parte de nosotros y debemos hacerla.
En setiembre, TCI cumple 27 años y cuando empezamos el proyecto aduanero también había recelo que se comparta información de los agentes de aduana, carga, marítimos donde están los fletes, pero durante estos años nunca hemos tenido alguna fuga de información o algún problema por sospecha de compartir información y esto aún ha sido antes de tener el ISO de seguridad. Así que nuestro objetivo, desde que nació la empresa, es mantener la información totalmente resguardada por lo que lo tenemos intrínseco en la cultura y ya lo hemos complementado con el ISO por un tema regulatorio tanto por ser PSE y OSE.
7.- Dirigida a: Renzo Alcántara
Pregunta: ¿Cuentan con un módulo de recepción y un flujo de aprobación de facturas electrónicas de compra?
Respuesta: Como Proveedor de Servicios Electrónicos - PSE, en nuestra solución de eFacturación, tenemos un servicio de receptor, el cual recibe los comprobantes, los almacena por 5 años, los valida automáticamente con el web service de validación que tiene Sunat para saber si un comprobante es válido o no, es decir si tiene CDR aprobado. Si este comprobante se validó con un OSE es importante que este proveedor le envié la información a Sunat. Ya que una de las preocupaciones de nuestros clientes es que, si su comprobante no llega a Sunat, sus clientes pueden no pagarle. Por eso, los operadores deben enviar la información a Sunat para que el receptor pueda validar el comprobante.
Por otro lado, tenemos flujos de aprobación y cuando nuestros clientes le cambian de estado al comprobante, se lanza un correo y con esto logras que tus clientes o proveedores siempre estén informados de los cambios de estado, minimizas inconvenientes o llamadas y así mejoras las relaciones con tus proveedores. Un último ingrediente que le hemos agregado a nuestro servicio de receptor es que cuenta con la capacidad de procesar los recibos de honorarios electrónicos y así también te ayuda a diferenciar el documento que ha sido emitido a través de inteligencia artificial para separar los recibos o boletas desde el portal de Sunat. Y esta función no estaba, pero algunos de nuestros clientes la necesitaban y es parte de nuestra mejora continua brindar más allá de los requerimientos básicos de cumplimiento que pide Sunat. Por eso, siempre tratamos de brindarles a nuestros clientes mayor valor en nuestras soluciones.
8.- Dirigida a: Gissela (Cuentas)
Pregunta: Sé que hay un proyecto de norma sobre las sanciones por incumplimiento de las OSE. Mi preocupación es que, si Sunat por algún motivo le retira su calificación, ¿cómo nos quedamos los clientes?
Respuesta: Lo que tengo entendido es que Sunat está trabajando un proyecto de discrecionalidad porque ya existen sanciones para ellos que van de acuerdo al código tributario. Sin embargo, lo que tiene que regular Sunat es el tema de la discrecionalidad porque hay sanciones que implica el cierre de hasta dos o tres años, y ahí seguro la Administración Pública con el tema de la discrecionalidad verá la frecuencia de las sanciones. No habrá un cierre de un OSE de la noche a la mañana, existirá un plazo para una migración y así los contribuyentes en ninguno de los casos se vean afectados.
9.- Dirigida a: Gissela (Cuentas)
Pregunta: ¿Cuándo se emitirán los DAE para las empresas del sistema financiero (los bancos)?
Respuesta: La norma de documentos autorizados electrónicos ya salió y lo que hubo el año pasado fueron modificaciones. Se ha postergado esta obligación hasta el próximo año para la mayoría de estas empresas que no emiten facturas ni boletas. Sin embargo, para los bancos, hay un grupo de operaciones que inicia este año, pero son normas que todavía Sunat las viene trabajando y ajustando ya que son dirigidas a empresas que ejercen casuísticas particulares por eso a Sunat le toma un poco más de tiempo.
10.- Dirigida a: Renzo Alcántara
Pregunta: ¿Cómo operador de servicios electrónico, TCI, cuenta con una consulta de envío de manera masiva, quizás por rango de fechas para no consultar comprobante por comprobante?
Respuesta: Para el receptor solo hay la consulta individual que es lo que nos ha normado Sunat que tengamos y con esa norma ha sido muy diligente, incluso, en pedirnos los prototipos. Como emisor al no estar regulado y permitirnos dar espacio para crear valor, sí hemos creado una web donde uno se loggea y puede hacer la consulta masiva en un rango de fechas, tomando en cuenta que como OSE solo podemos guardar la data 30 días para que el cliente pueda visualizarlo. Sin embargo, también, estamos recogiendo ideas y pedidos de nuestros clientes que quisieran que les brindemos un servicio adicional de resguardo. Si bien es cierto la norma de OSE exime a los contribuyentes la responsabilidad de almacenar los comprobantes, lo que hemos aprendido en el negocio de Aduanas por más de 20 años es que si Sunat, en algún momento, le solicitara un documento de otro año y el cliente de Aduanas no lo tuviera, ¿cómo podría defenderse o sustentar el requerimiento si no almacenan la data? Lo que les trato de decir es que es una buena idea que Sunat resguarde el comprobante por ustedes y les quite esa responsabilidad, pero que instrumento tendrían ustedes para poder defenderse ante una consulta que Sunat les hace sobre un comprobante de hace dos años, si ustedes no lo están almacenando. Por eso, nosotros sí consideramos que hay espacio para crear valores agregados a nuestros servicios y darles el beneficio de guardar la data por más tiempo. Siempre y cuando ustedes acepten firmar un acuerdo por el tema de privacidad de datos y nosotros tendríamos que llevar esta data a otro tipo de repositorio ya que inclusive funcionarios de Sunat podrían auditar nuestro sistema de OSE. Entonces, esta información también permitiría en un futuro darles analítica de los datos y aplicar inteligencia artificial (IA) y con eso, ustedes, pueden beneficiarse para así tomar decisiones no tanto de manera intuitiva sino porque la tecnología les permite tener un poco más de información. Además, eso es lo que se está usando en la banca y en las aseguradoras; y es lo que nosotros queremos desarrollar para la próxima década ya que consideramos que, el próximo año inicia la era de la analítica, la inteligencia artificial y la oportunidad de desarrollar servicios de pagos atándolos a la emisión de comprobantes electrónicos.
1.- Pregunta: ¿Se encuentran preparados para facturar documentos de exportación (facturas, notas de crédito, guías)?
Respuesta: Nuestra solución eFacturación sí está preparada para generar comprobantes de exportación.
2.- Pregunta: En mi empresa, las boletas del día son enviadas a la medianoche. ¿Con las OSE, el proceso de boletas sería igual?
Respuesta: El proceso de emisión de comprobantes es independiente al proceso de validación, por lo tanto, sí sería igual.
3.- Pregunta: ¿El OSE terminaría por reemplazar a los PSE?
Respuesta: No, ya que el PSE es el intermediario autorizado entre la Sunat y los contribuyentes para facilitar la emisión de los comprobantes electrónicos mientras que el OSE es el intermediario verificado entre la Sunat y los contribuyentes para validar los comprobantes de pago electrónicos
Puede leer las diferencias entre ambos proveedores en la siguiente nota: https://www.tci.net.pe/diferencias-proveedor-servicios-electronicos-operador-servicios-electronicos/
4.- Pregunta: ¿El padrón de emisores electrónicos no incluye a los obligados por determinación a emitir comprobantes electrónicos por lo que si Sunat detecta un comprobante físico emitido por un contribuyente obligado por determinación podría reparar el costo o gasto que este comprobante sustente?
Respuesta: Efectivamente, los comprobantes físicos no son válidos para Sunat, por lo tanto, si la empresa emisora se encuentra obligada a emitir comprobantes electrónicos y emite un comprobante físico a su cliente, este se verá afectado en el sustento de gasto para crédito fiscal.
5.- Pregunta: ¿Brindan el servicio de archivo de comprobantes de nuestros proveedores?
Respuesta: Sí, ofrecemos nuestra solución de Receptor con el cual automatizamos el proceso con la captura y archivo de los comprobantes recibidos de su proveedor que tienen CDR aceptado.
6.- Pregunta: ¿La emisión o impresión del documento de venta se hace antes de la validación y este documento lo generamos nosotros o dependemos de ustedes?
Respuesta: La emisión es el primer paso en el proceso de facturación electrónica y se puede realizar de diferentes formas: Directamente a la SUNAT, desde sus mismos sistemas a través de un Proveedor de Servicios Electrónicos Autorizado (PSE), desde el portal y APP de Sunat.
La validación a través del esquema OSE es un segundo proceso de comprobación del comprobante electrónico previamente emitido.
7.- Pregunta: ¿Qué contribuyentes están obligados a realizar el código de producto? ¿Qué condiciones deben cumplir para realizarlo?
Respuesta: De acuerdo a la norma N.º 309-2018/SUNAT y el anexo https://efacturacion.pe/wp-content/uploads/2019/03/RS309-2018_Anexos.pdf indica quienes están obligados a contar con el código de producto desde julio de este año y los que deben hacerlo desde el próximo año.
8.- Pregunta: ¿Tengo que tener contratado los servicios de PSE y OSE para implementar los comprobantes de pago electrónico?
Respuesta: No, ambas soluciones se contratan por separado porque cada uno cumple una función diferente de servicio para los contribuyentes.
9.- Pregunta: Si bien el CDR ofrecido por las OSE da validez al XML ¿cuánto es el % de observaciones por parte de Sunat al momento de enviar los documentos autorizados?
Respuesta: Depende de qué tan bien está formado el XML tanto en estructura como en reglas de negocio.
10.- Pregunta: ¿Dentro de sus clientes tienen entidades o empresas del sistema financiero y cuáles han sido los mayores retos de adecuar el facturador como PSE en este sector?
Sí tenemos clientes dentro del sistema financiero como BanBif, Credinka, Caja Arequipa, entre otras, y el mayor reto para estas empresas ha sido que estén preparadas a nivel de sistemas de información para el envío de la trama de datos según requiere Sunat. El hecho de tener un equipo técnico de sistemas interno facilitó la implementación de la adecuación de sistemas.
11.- Pregunta para Sunat: Sobre la página web ¿Cuál es la característica o la forma que debe mantenerse la consulta? Algunos lo tienen como la Sunat y otros la relación de todos los documentos.
Como parte de la norma, los Operadores de Servicios Electrónicos, deben brindar la facilidad de consulta del comprobante. Nuestra solución VelOSE ofrece además la trazabilidad de los comprobantes que permite al usuario tener visibilidad sobre los estados del comprobante de cara al pase de información a Sunat.
