El pasado 17 de mayo a las 11:00 a.m. invitamos a nuestros clientes a participar en el webinar “Novedades en la regulación para Guías Electrónicas 2022”. Como expositores tuvimos a Gisella Cuentas, consultora tributaria con más de 10 años de experiencia en desarrollo e implementación de proyectos tributarios y de facturación electrónica, y Renzo Alcántara, gerente general de TCI, con más de 20 años de experiencia en soluciones de tecnología. Como invitados especiales estuvo Cartavio Rum Company, representado por Jessica Puma, jefe de Tecnología de la Información, y Roberto Fernández, jefe de Almacén.
Gisella Cuentas indica que una guía de remisión se debe emitir cada vez que se produce un traslado de bienes y mercadería. También cuando se entregan bienes a cosignatarios y cuando éste los devuelve. “En general, cada vez que se presta el servicio de recojo o entrega”, explicó al inicio del webinar. En ese contexto, destacó los beneficios de usar las Guías de Remisión Electrónica (GRE), por ser un documento 100% electrónico, generando eficiencias en diversas áreas:
● Reducción en el almacenamiento de guías físicas
● Trazabilidad del estado de las guías
● Optimización de los procesos de impresión
● Mejores tiempos en despacho de mercadería
● Reducción de costos en consumo de papel
● Incremento de la liquidez y el proceso de cobranza
● Anotación en tiempo real de la recepción o devolución de bienes
Para Renzo Alcántara, gerente general de TCI, quienes ya están utilizando las GRE están generando ahorros en tiempos de impresión, uso de papel y gestión documentaria. “Ya no es necesario buscar documentos históricos en un folder y tener que tenerlos a la mano todo el tiempo. Los pueden buscar electrónicamente en un portal, mejorando sus procesos, anticipando las entregas, y todo lanzando un solo correo”.
En ese sentido, Renzo destacó el caso de éxito de su modelo de I+D (Innovación + Desarrollo), que pasó de un enfoque de proyecto a uno de experimentación. Es decir, en vez de hacer un desarrollo sobre un escenario predictivo, partieron de la premisa de resolver un reto de negocio en un contexto de incertidumbre. Ese fue el caso de la App Móvil GRE que se implementó en co-creación con el equipo de Cartavio Rum Company.
LA APP MÓVIL GRE
El problema comenzó con la paralización de las imprentas debido a la pandemia. Si una empresa emite guías de remisión físicas, y su imprenta no posee insumos para entregar las guías impresas, el proceso logístico se paraliza. En cambio, cuando una empresa implementa la solución de GRE deja de depender de su proveedor de guías físicas, activando su proceso de entrega automáticamente. La pregunta es, ¿podemos ir un paso más allá?
“Nuestros clientes nos compartieron sus buenas prácticas que se fueron sumando al proceso de consolidación de las GRE, como es el uso de WhatsApp o uso de fotos por parte de los repartidores”, comentó Renzo Alcántara. En ese momento pensaron oportuno desarrollar una app, para convertir los smartphone en una herramienta clave en el proceso de despacho de la mercadería. Así nació el experimento de la App Móvil GRE de la mano de Cartavio Rum Company.
¿Qué novedades incluye la app de Guía de Remisión Electrónica de TCI?
● La aceptación o rechazo toma la posición GPS donde se ejecutó la acción
● Evidencias fotográficas de la aceptación GR
● Evidencias fotográficas de mercadería
● Firma holográfica
● Código QR de la GRE
¿Cuáles han sido los beneficios de usar la app móvil de GRE?
“Con la app hemos reemplazado el proceso manual por uno 100% digital, desde la documentación del transportista hasta la que llega a cobranza. Los tiempos son más óptimos, tenemos más visibilidad y la comunicación sea más ágil, dice Jessica Puma, jefe de Tecnología de la Información de Cartavio.
Para Roberto Fernández, jefe de Almacén de Cartavio, el principal beneficio es contar en tiempo real en la confirmación de la recepción de la entrega por parte del cliente. “Los tiempos de liquidación son mejores. Toda la información se traslada al ERP de manera automática. Hoy, Finanzas, Logística y Contabilidad acceden a la misma información en línea”.
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