Firma electrónica: cómo garantizar la seguridad y legalidad en tu empresa

En un mundo en el que las transacciones se realizan a una velocidad vertiginosa, es esencial contar con una solución tanto legal como práctica que permita acelerar los tiempos de procesamiento en operaciones comerciales, empresariales y mercantiles, sin necesidad de la presencia física del firmante. La firma electrónica para empresas es la respuesta a este desafío, ya que es un método confiable y seguro para la realización de trámites y documentos a nivel global, sin la necesidad de utilizar papel, tinta o la firma manuscrita.

¿Qué es una firma electrónica?

En la actualidad, se puede diferenciar entre dos conceptos que pueden llegar a confundir: la firma digital y firma electrónica. Como regla general, se puede decir que toda firma digital tiene carácter electrónico, pero no todas las firmas electrónicas tienen carácter digital. Entonces, ¿qué es una firma electrónica? La firma electrónica se compone de un conjunto de símbolos o datos electrónicos que se utilizan para establecer una conexión entre los datos y la persona que los emite. Su objetivo principal es certificar la voluntad de la persona, lo que equivale a reemplazar la firma manuscrita. La firma digital cumple con las mismas características, pero además requiere de una validez legal, la cual se otorga a través de un certificado digital.

¿Cómo firmar documentos electrónicos?

El proceso para firmar documentos electrónicos puede variar según la normativa legal de cada país. En el caso de Perú, se encuentra regulado por la Ley de Firmas y Certificados Digitales, y se requiere utilizar un método de firma electrónica que cumpla con los requisitos establecidos en dicha ley para que tenga validez legal.Para firmar documentos electrónicos en Perú, se pueden utilizar diferentes métodos de firma electrónica, entre los que se encuentran la firma electrónica simple, la firma electrónica avanzada y la firma digital. En general, para firmar un documento electrónico en Perú se deben seguir los siguientes pasos:

Adquirir un certificado digital emitido por una entidad certificadora autorizada en Perú.
Descargar un software de firma electrónica que cumpla con los requisitos establecidos en la Ley de Firmas y Certificados Digitales. En TCI, por ejemplo, ofrecemos el servicio completo de GoSing.
Abrir el documento electrónico que se desea firmar con el software de firma electrónica.
Seleccionar la opción "Firmar" o "Agregar firma" en el software de edición de documentos.
Elegir el tipo de firma electrónica que se desea utilizar (simple, avanzada o digital) y seguir las instrucciones del software para agregar la firma al documento.
Validar la firma electrónica mediante la introducción de la clave privada o el uso de algún otro método de autenticación establecido por la ley.
Guardar el documento firmado y conservar una copia de respaldo.

Tipos de firma electrónica en el mercado

En el Perú existen tres tipos de firmas electrónicas especificadas en la normativa del 2021.

Firma Electrónica Simple (FES)

Este tipo de firma electrónica está catalogada en un nivel de seguridad baja o media. Comúnmente es un formato electrónico asociado que es usado por el firmante. La firma electrónica simple se utiliza en la firma de contratos de arriendo, para hacer compraventas de segunda mano, suscribir un contrato de trabajo, entre otros.

Firma Electrónica Avanzada (FEA)

La función principal de la firma electrónica avanzada es verificar la identidad de una persona mediante una vinculación única. Esta firma se genera a partir de datos que son controlados exclusivamente por el titular de la firma.La firma electrónica avanzada se utiliza en trámites que requieren un mayor grado de formalidad y seguridad que los que se pueden realizar con otro tipo de firma electrónica. Un ejemplo de este tipo de trámite es la creación de empresas o sociedades, para las cuales se requiere una protección más segura.

Firma Electrónica Cualificada

También llamada Firma Digital, este tipo de firma reemplaza la firma manuscrita, además de tener validez jurídica. Para cumplir con las funciones anteriores tienen que haber sido creada en la Infraestructura Oficial de Firma Electrónica (IOFE). De igual manera, sirve como medio probatorio cuando es generada por un servicio de certificación digital, así como tener un certificado digital a nombre del titular de la firma. Dicho certificado debe ser emitido por una Entidad de Certificación acreditada y segura, ya que, hace uso de técnicas de criptografía asimétrica para identificar a la persona que firma, además de contar con una clave pública y otra privada.

Ventajas de la firma electrónica en la gestión empresarial

Ahorro de tiempo: Es una de las principales ventajas de la firma electrónica para empresas, principalmente porque permite que los trámites se hagan de manera digital, en pocos minutos.
Reducción de costos: La firma electrónica para empresas reduce la impresión, fotocopiado y archivo de los documentos. Además, permite ahorrar espacio de almacenamiento porque los archivos pasan a digital.
Seguridad y legalidad de la firma electrónica: Todos los documentos firmados presentan autenticidad y validez jurídica. Asimismo, garantiza la autenticidad de las identidades de los firmantes.
Eliminación de traslados: Otras de las ventajas de firma electrónica para empresas es la reducción de traslados de los firmantes en casos de urgencia, evitando los gastos de movilidad y transporte que podría generar la firma de un documento.

Mejores prácticas para implementar la firma electrónica en tu empresa

Examinar las necesidades de la empresa. Antes de empezar es necesario entender los procesos que se pueden llevar a cabo con la firma electrónica, los colaboradores que operan, además del presupuesto que se dispone para saber qué software y tipo de firma se necesita.
Elegir la firma electrónica y software. En este paso se recomienda contactar con una empresa especialista para elegir la firma que se adapte, así como ayuda en todos los procesos.
Plantear una política de almacenamiento de datos. La información y documentos de los colaboradores se debe almacenar bajo ciertos estándares de seguridad. Es importante contar con una política de almacenamiento de datos que sea confiable y segura.
Notificación a los colaboradores. El uso de la firma electrónica para empresas es un proceso nuevo que puede ser algo confuso. Es importante entender la función, por qué y para qué funciona.

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