¿Qué es la firma electrónica y cómo funciona en la era digital?

¿Qué es la firma electrónica y cómo funciona en la era digital?

En Perú, según la Ley No. 27269 de firmas y certificados digitales, las firmas generadas dentro de la Infraestructura Oficial de Firma Electrónica tienen la misma validez jurídica que una firma manuscrita. Por lo tanto, pueden ser utilizadas en trámites de entidades públicas y privadas, por representantes de empresas y/o personas, en documentos en formato electrónico.De acuerdo a la Ley, existen tres tipos de firmas:
  • Firma Electrónica Simple: Es una firma electrónica básica que permite identificar al firmante de un documento electrónico. Se genera utilizando un método o clave privada del firmante y no requiere una entidad certificadora para su validación. Esta no tiene el mismo nivel de seguridad y respaldo legal que las firmas más avanzadas.
  • Firma Electrónica Avanzada: Cumple con los requisitos técnicos establecidos por la Ley peruana. Para su generación, se utiliza un certificado digital emitido por una entidad certificadora reconocida por la Superintendencia Nacional de Aduanas y de Administración Tributaria (SUNAT). La firma electrónica avanzada proporciona mayor seguridad y confianza, ya que está vinculada al firmante de manera única y permite verificar la integridad del documento firmado.
  • Firma Electrónica Digital: Es  más robusta y segura. Se basa en un certificado digital emitido por una entidad certificadora reconocida por la SUNAT y cumple con los estándares internacionales de firma electrónica. La firma electrónica digital utiliza algoritmos criptográficos para garantizar la autenticidad, integridad y no repudio del documento firmado. Este tipo de firma tiene un respaldo legal más sólido y se utiliza en transacciones que requieren un mayor nivel de seguridad.

¿Cómo puedo obtener una firma electrónica válida legalmente?

La firma electrónica con validez legal, mejor conocida como Firma Electrónica Digital, cuenta con un certificado digital que es emitido por una Entidad de Certificación a nombre del titular de la firma. Con la firma electrónica cualificada se garantiza la autoría, integridad y aceptación de los documentos electrónicos que estén firmados con ella. Para obtener un certificado digital, se debe hacer por medio de una Entidad de Certificación que esté avalada por el Instituto Nacional de Defensa de la Competencia y de la Protección de la Propiedad Intelectual (INDECOPI). Dichos certificados pueden ser emitidos para Persona Natural y Persona Jurídica. 

Proceso para certificado digital de persona natural

  • Tener documento de identidad (DNI) o carnet de extranjería (CE).
  • Entrar a la página web de una Entidad de Certificación propiamente registrada, y realizar la solicitud del certificado digital. 
  • Hacer el pago de acuerdo a las instrucciones. 
El precio de la certificación digital varía según la vigencia, que puede ser de 1, 2 o 3 años. La Entidad de Certificación hace una verificación de la identidad del solicitante, además del pago, después, el envío consiste en un enlace de descarga que es enviado al correo electrónico del solicitante. El proceso suele ser de manera inmediata. 

Proceso para certificado digital de persona jurídica

Los certificados digitales para Persona Jurídica desempeñan la función de identificar uno o varios de los actores legales y demás empleados de una empresa. Estos certificados tienen tiempos de vigencia de 1  y 2 años, asimismo, precisa del uso de un token, además de que la Entidad esté suscrita a un contrato de Prestación de servicios de Certificación Digital para Persona Jurídica con el RENIEC. 

¿Cuál es la diferencia entre una firma electrónica y una firma digital?

En Perú, la firma digital, también llamada firma electrónica cualificada, es el tipo de firma que presenta mayores garantías legales, de esta forma, su uso es más pertinente para contratos, transacciones o documentos que necesiten de las mencionadas garantías. Una de las características de las firmas digitales es que necesitan de un certificado digital que solo puede ser emitido por un Prestador de Servicios de Certificación acreditado en INDECOPI. Es debido a dicha característica que la firma digital es considerada legalmente un equivalente a la firma manuscrita, así que todos los documentos sujetos a ella cuentan con valor legal completo y exigibilidad en terceros. La firma electrónica es constituida por medio de un procedimiento similar, pero no requiere  un certificado digital dentro de la Infraestructura Oficial de Firma Electrónica de Perú (IOFE). Es decir, toda firma digital es electrónica, pero no toda firma electrónica es digital. 

¿Es seguro usarla para documentos importantes?

El uso de las firmas electrónicas es muy común en la actualidad para combatir el fraude y falsificación de documentos, ya que las firmas digitales se basan en la criptografía, tienen un hash exclusivo para un documento en específico, además funcionan como herramienta de autentificación. Asimismo, hace uso de métodos adicionales de seguridad, como la autenticación de dos factores o por contraseña, lo que garantiza a las empresas la autenticidad de los documentos y afianza la seguridad de los clientes. 

¿Qué documentos pueden ser firmados con una firma electrónica?

La firma electrónica puede ser usada para la firma de cualquier tipo de documento electrónico sin importar la tipología o la naturaleza de los trámites. Entre los documentos más comunes se encuentran: 
  • Facturación electrónica.
  • Pólizas de seguros.
  • Contratos inmobiliarios.
  • Contratos laborales.
  • Firma de créditos.
  • Firma de actas y títulos universitarios, y muchos más.

¿Cómo funciona el proceso de firma electrónica?

Se puede resumir en una operación de tres pasos:
  1. En primer lugar, se aplica un algoritmo matemático para generar una huella digital llamada hash, que es un número único que identifica de manera inequívoca el documento.
  2. Dicho hash es encriptado usando la llave privada del firmante. 
  3. El hash encriptado y la pública se combinan en una firma digital, la cual es agregada al documento. 

¿Es posible utilizarla en diferentes países?

Sí es posible. Basta con la voluntad de ambas partes en aceptar las firmas digitales para que se validen los efectos jurídicos en el documento. Aunque en muchos países el uso de las firmas digitales en documentos está más aceptado.

¿Cuánto tiempo se demora en obtener una firma electrónica?

Después de hacer la solicitud de la firma digital, ya seas persona natural o jurídica, la recepción del certificado digital puede tardar un máximo de 24 horas en horario laboral. 

¿Existen proveedores de servicios de firma electrónica en línea?

En Perú existen una gran variedad de proveedores. En la página web de INDECOPI se encuentra un Registro Oficial de Prestadores de Servicio de Certificación Digital (ROPS) que contiene los nombres de los Prestadores de Servicio de Certificación Digital confiables y que cuentan con las acreditaciones de INDECOPI, de acuerdo al Reglamento de la Ley de Firmas y Certificados Digitales.

¿Cómo puedo verificar la autenticidad de una firma electrónica?

Para verificar la autenticidad de una firma digital, puedes ingresar a la Plataforma Nacional de Firma Digital - Firma Perú, la cual forma parte de los esfuerzos del Estado peruano. Cualquier persona puede utilizarla para verificar la validez de una firma creada en el marco de la Infraestructura Oficial de Firma Electrónica (IOFE).

¿Cuál es la validez legal de una firma electrónica en comparación con una firma manuscrita?

La firma digital o electrónica cualificada cumple con las características necesarias para ser válida, cuentan con un certificado emitido por un Prestador de Servicios de Certificación acreditado en INDECOPI. De esta forma, la firma digital adquiere pleno valor legal y se considera equivalente a la firma manuscrita.

¿Puedo utilizarla para firmar contratos laborales o de arrendamiento?

Sí es posible. Es más, es recomendable hacer uso de la firma digital en contratos laborales y de arrendamiento, ya que, aporta seguridad jurídica a las dos partes. Los beneficios son:
  • La identificación inequívoca de los firmantes. 
  • Los firmantes no pueden negar haber firmado. 
  • Se garantiza que el documento sea original y sin modificaciones.
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