Errores frecuentes en la facturación electrónica: Cómo evitarlos

La facturación electrónica ha ganado popularidad en los últimos años debido a sus numerosas ventajas, como la eficiencia, la reducción de costos y la simplificación de los procesos administrativos. Sin embargo, los usuarios pueden cometer fallas que afectan la precisión y validez de los comprobantes electrónicos. A continuación se presentan los errores frecuentes en la facturación electrónica y algunas recomendaciones para evitarlos.

¿Cuáles son los errores frecuentes en la facturación electrónica?

La mayoría de los errores cometidos durante la facturación electrónica son, esencialmente, relacionados a una errata en la digitación de los montos o en la suma de ellos, así como la falta de información en los campos obligatorios de los documentos. Entre los errores frecuentes en la facturación electrónica se encuentran:

• No establecer una fecha de vencimiento: Aunque se acuerde un pago a largo plazo con el comprador, es necesario incluir una fecha de vencimiento en la factura. Esto es un requisito de validación del documento y también es requerido por las entidades regulatorias.
• No detallar los cargos en la factura: Es importante desglosar los conceptos significativos y obligatorios en la factura, como los tipos de IVA, los servicios vendidos, los precios y los artículos. Esto ayuda a tener una facturación clara y cumplir con los requisitos de la SUNAT.
• No especificar el concepto facturado: Es fundamental indicar claramente en la factura los servicios y productos que se vendieron. Esto proporciona transparencia en la facturación y evita confusiones.
• Llenar incorrectamente los datos: Tanto los datos del receptor como los del emisor en los comprobantes electrónicos deben ser ingresados de forma precisa. Esto incluye la dirección, la razón social, el nombre completo y el RUC. Además, es esencial que los comprobantes tengan su numeración y fecha de creación correctas.
• Equivocarse en la información de los destinatarios: Confundir los destinatarios de los comprobantes electrónicos puede tener repercusiones legales. Por lo tanto, es importante verificar y asegurarse de que la información del destinatario sea correcta antes de enviar el documento.

¿Cómo puedo evitar cometer errores en la facturación electrónica?

• Capacitación adecuada: Asegúrate de recibir capacitación sobre el uso correcto del sistema de facturación electrónica. Familiarízate con las funciones, campos requeridos y pasos necesarios para emitir una factura electrónica correctamente.
• Verifica la información del cliente: Antes de emitir una factura electrónica, verifica y asegúrate de tener la información correcta del cliente, como el nombre, dirección, número de identificación y cualquier otro dato necesario.
• Utiliza plantillas y sistemas de facturación confiables: Utiliza plantillas o sistemas de facturación electrónica confiables que te ayuden a completar los campos de manera precisa y eviten errores. Estos sistemas suelen tener validaciones automáticas para asegurarse de que se ingresen datos correctos.
• Revisa cuidadosamente antes de enviar: Antes de enviar la factura electrónica, tómate el tiempo para revisar minuciosamente todos los datos ingresados. Verifica que los montos, impuestos, descuentos y cualquier otro detalle estén correctos. Un error en un solo campo puede causar problemas en la factura.
• Mantén una secuencia numérica continua: Asegúrate de mantener una secuencia numérica continua para las facturas. Evita omitir números o repetirlos, ya que esto puede generar confusión y dificultar la gestión contable.
• Almacena y respalda tus facturas: Guarda una copia de todas las facturas electrónicas emitidas y recibidas. Esto es importante para futuras referencias, auditorías y para cumplir con los requisitos legales y fiscales.
• Mantente actualizado: Mantente informado sobre las regulaciones y cambios en las normativas de facturación electrónica. Esto te ayudará a adaptarte a cualquier actualización y asegurarte de cumplir con los requisitos legales.

¿Existen herramientas o software que puedan ayudarme a prevenir errores en la facturación electrónica?

El principal consejo para evitar cometer errores en la facturación electrónica es hacer uso de un PSE u OSE. Estas empresas, reguladas por la SUNAT, ofrecen soluciones completas de facturación electrónica que incluyen plantillas predefinidas, validaciones automáticas, cálculos precisos de impuestos y una interfaz intuitiva. Estos sistemas te guiarán a través de los pasos necesarios para generar facturas electrónicas correctamente.

¿Qué consecuencias pueden tener los errores en la facturación electrónica?

En Perú, los errores en la facturación electrónica pueden tener diversas consecuencias, tanto para los emisores como para los receptores de las facturas. Algunas de las consecuencias más frecuentes son las siguientes:Multas y sanciones: Si la SUNAT detecta errores en las facturas electrónicas, puede imponer multas y sanciones a los emisores, que varían según la gravedad y la reiteración de los errores cometidos. Pérdida de tiempo y recursos: Corregir errores en las facturas electrónicas implica un esfuerzo adicional de tiempo y recursos para los emisores. Además, puede generar retrasos en los pagos, perjudicando la fluidez del proceso de facturación y las relaciones comerciales con los clientes.Problemas contables y fiscales: Los errores en la facturación electrónica pueden afectar la exactitud de los registros contables y la declaración de impuestos. Esto puede ocasionar discrepancias entre la información presentada en las facturas y la información registrada en los libros contables, lo cual puede generar problemas en las auditorías y controles fiscales.Rechazo de las facturas: Los errores en las facturas electrónicas pueden llevar a que los clientes rechacen los comprobantes y soliciten su corrección. Esto puede generar inconvenientes en los procesos de pago y retrasar el flujo de efectivo de la empresa.Pérdida de confianza y reputación: La emisión de facturas electrónicas incorrectas puede dañar la reputación de una empresa, especialmente si los errores son frecuentes. La falta de precisión y calidad en las facturas electrónicas puede generar desconfianza en los clientes y afectar las relaciones comerciales a largo plazo.Para evitar estas consecuencias, es fundamental prevenir y corregir los errores en la facturación electrónica, asegurándose de cumplir con los requisitos establecidos por la Sunat y mantener una revisión exhaustiva de los datos antes de emitir las facturas electrónicas.

¿Cómo puedo corregir un error en un comprobante electrónico ya emitido?

Para saber qué solución dar a un error en las facturas electrónicas, la SUNAT determina 4 estados diferentes para los comprobantes electrónicos:

• Aceptado. No existe error en el comprobante, es decir, todo está bien. Procede para su validación.
• Rechazado. Hubo un error en la emisión del comprobante. La SUNAT asigna un código de error, el cual no puede ser solucionado. En este caso se debe realizar un comprobante nuevo teniendo en cuenta los errores anteriores. 
• Excepción. Hubo un error en la emisión del comprobante, pero en este caso, se puede corregir. Es necesario reenviar el comprobante a la SUNAT con las correcciones. 
• Pendiente. En este caso, el comprobante no ha sido enviado o procesado por la SUNAT debido a alguna razón técnica.

¿Qué debo hacer si identifico un error en una factura electrónica emitida?

1. Genera una Nota de Crédito: En Perú, la forma más común de corregir errores en una factura electrónica es emitiendo una Nota de Crédito electrónica. Esta nota anula la factura original y genera un nuevo comprobante con los datos corregidos.
2. Comunícate con el receptor: Notifica al receptor de la factura electrónica sobre el error identificado y la emisión de la Nota de Crédito. Explica claramente el motivo de la corrección y proporciona la nueva factura o comprobante corregido.
3. Envía la Nota de Crédito: Emite la Nota de Crédito electrónica utilizando el mismo sistema o software que utilizaste para emitir la factura original. Asegúrate de incluir los detalles correctos, como el número de la factura original, el motivo de la corrección y los montos ajustados.
4. Adjunta la Nota de Crédito a la factura original: Una vez emitida la Nota de Crédito, debes adjuntarla a la factura original. Esto ayudará a tener un registro claro de la corrección realizada y facilitará la conciliación contable tanto para tu empresa como para el receptor.
5. Conserva los documentos correctamente: Es importante conservar tanto la factura original como la Nota de Crédito, junto con cualquier documentación relacionada, durante el período de tiempo requerido por la SUNAT.
6. Realiza la rectificación en tu registro contable: Asegúrate de ajustar adecuadamente tu registro contable para reflejar la corrección realizada. Actualiza los montos y los registros de impuestos según corresponda.

Es crucial evitar errores en la facturación electrónica para garantizar su validez y cumplir con las regulaciones. Es recomendable contar con un Proveedor de Servicios Electrónicos (PSE), porque ofrecen soluciones personalizadas y soporte técnico para un proceso de emisión electrónica sin errores. Elegir un proveedor confiable como TCI puede asegurar la eficiencia y precisión en tu facturación electrónica.También te puede interesar: 5 preguntas frecuentes sobre facturación electrónica